Business Process Model and Notation, kurz BPMN 2.0, ist ein international etablierter Standard zur grafischen Modellierung von Geschäftsprozessen. Er schafft eine gemeinsame Sprache für Fachabteilungen, Prozessverantwortliche, Qualitätsmanagement und IT.
Gerade bei komplexeren Abläufen reicht eine reine Beschreibung in Textform häufig nicht aus. Ein Prozess kann zwar vollständig dokumentiert sein, trotzdem bleibt unklar, in welcher Reihenfolge Aktivitäten ausgeführt werden, welche Entscheidungen getroffen werden oder unter welchen Bedingungen ein Prozess weiterläuft.
BPMN 2.0 setzt genau hier an: Ein Prozess wird grafisch dargestellt und dadurch strukturiert und nachvollziehbar.
Was ist BPMN?
BPMN steht für „Business Process Model and Notation“. Der Standard beschreibt eine standardisierte grafische Notation für Geschäftsprozesse.
Ein einfaches Beispiel ist ein Freigabeprozess:
Ein Antrag wird eingereicht. Anschliessend wird geprüft, ob alle erforderlichen Angaben vorhanden sind. Ist dies der Fall, wird der Antrag freigegeben. Fehlen Angaben, geht der Prozess zur Ergänzung zurück.
In einem Fliesstext lässt sich dieser Ablauf beschreiben. In einem BPMN-Diagramm wird dagegen unmittelbar sichtbar, welche Aktivitäten, Entscheidungen und Rücksprünge miteinander verbunden sind.
Das ist insbesondere dann hilfreich, wenn mehrere Organisationseinheiten an einem Prozess beteiligt sind.
Die wichtigsten Elemente
BPMN 2.0 verfügt über eine relativ umfangreiche Notation. Für viele praktische Anwendungen benötigt man jedoch zunächst nur eine begrenzte Anzahl von Elementen.
Events
Events beschreiben Ereignisse, die einen Prozess auslösen, beeinflussen oder beenden.
Ein Start Event kann beispielsweise den Eingang eines Auftrags darstellen. Ein End Event kennzeichnet das Ende des Prozesses.
Daneben gibt es unter anderem Zwischenereignisse, beispielsweise für Timer, Nachrichten oder bestimmte Prozesszustände.
Activities
Activities sind die Tätigkeiten innerhalb eines Prozesses.
Einfachstes Beispiel ist eine Task wie:
„Antrag prüfen“
Aus mehreren Tätigkeiten kann wiederum ein Subprozess gebildet werden. Damit lassen sich auch umfangreiche Prozesse hierarchisch strukturieren.
Gateways
Gateways bilden Entscheidungen und Verzweigungen ab.
Beispielsweise:
„Antrag vollständig?“
Je nach Ergebnis führt der Prozess auf unterschiedlichen Wegen weiter.
Besonders wichtig ist dabei, dass BPMN nicht nur einfache Ja/Nein-Entscheidungen darstellen kann. Gateways können auch parallele Prozesspfade oder komplexere Zusammenführungen und Aufteilungen abbilden.
Sequence Flow
Der Sequence Flow verbindet die Elemente innerhalb eines Prozesses und zeigt dessen Ablauf.
Damit wird beispielsweise aus
„Antrag prüfen → Antrag freigeben → Vorgang abschliessen“
ein eindeutig nachvollziehbarer Prozessablauf.
Pools und Lanes
Pools und Lanes werden verwendet, um Verantwortlichkeiten und organisatorische Beteiligte abzubilden.
Ein Pool kann beispielsweise eine Organisation darstellen. Lanes können darin unterschiedliche Bereiche oder Rollen repräsentieren.
So lässt sich beispielsweise darstellen, dass eine Fachstelle eine Prüfung durchführt, während eine Führungskraft anschliessend die Freigabe erteilt.
BPMN ist mehr als ein Flussdiagramm
Auf den ersten Blick erinnert BPMN an klassische Flussdiagramme. Der wesentliche Unterschied liegt jedoch in der standardisierten Semantik.
Ein BPMN-Modell beschreibt nicht lediglich einen Ablauf, sondern kann beispielsweise auch Ereignisse, Nachrichten, Verantwortlichkeiten, parallele Abläufe und unterschiedliche Prozesspfade eindeutig modellieren.
Damit kann BPMN als Brücke zwischen fachlicher Prozessbeschreibung und technischer Prozessautomatisierung dienen.
Das wird besonders interessant, wenn ein modellierter Prozess später beispielsweise mit einer Workflow- oder Process-Engine ausgeführt werden soll.
Von der Prozessaufnahme zur Automatisierung
Ein möglicher Ablauf bei der Prozessentwicklung ist:
Prozess aufnehmen → Prozess analysieren → Soll-Prozess modellieren → Verantwortlichkeiten definieren → Prozess implementieren → Prozess überwachen und verbessern.
BPMN kann dabei bereits während der Prozessanalyse eingesetzt werden.
Ein Ist-Prozess lässt sich zunächst modellieren. Anschliessend können unnötige Schleifen, Wartezeiten, Medienbrüche oder unklare Verantwortlichkeiten identifiziert werden.
Der daraus entwickelte Soll-Prozess kann wiederum als Grundlage für eine spätere Automatisierung dienen.
Damit verbindet BPMN Prozessmanagement und Digitalisierung.
Ein praktisches Beispiel
Betrachten wir einen einfachen Freigabeprozess für eine technische Änderung.
Der Prozess beginnt mit dem Eingang eines Änderungsantrags. Anschliessend wird geprüft, ob die notwendigen Informationen vorhanden sind.
Ist der Antrag unvollständig, wird er an den Antragsteller zurückgegeben.
Ist er vollständig, erfolgt die fachliche Prüfung. Danach wird entschieden, ob die Änderung freigegeben werden kann.
Bei einer Freigabe wird die Änderung umgesetzt und dokumentiert. Wird sie abgelehnt, wird der Vorgang entsprechend abgeschlossen.
Ein BPMN-Modell macht dabei nicht nur die einzelnen Arbeitsschritte sichtbar. Es zeigt auch, wo Entscheidungen getroffen werden, wer für einen Schritt verantwortlich ist und an welchen Stellen der Prozess wiederholt werden kann.
BPMN und Qualitätsmanagement
Auch im Qualitätsmanagement bietet BPMN interessante Möglichkeiten.
Prozesse sind ein zentraler Bestandteil von Managementsystemen. Normen wie ISO 9001 verlangen unter anderem die systematische Betrachtung und Steuerung von Prozessen.
Eine BPMN-Darstellung kann dabei eine wesentlich präzisere Prozessbeschreibung ermöglichen als umfangreiche textliche Arbeitsanweisungen.
Dabei sollte BPMN jedoch nicht zum Selbstzweck eingesetzt werden. Nicht jeder einfache Ablauf benötigt ein komplexes BPMN-Modell.
Entscheidend ist die Wahl einer geeigneten Modellierungstiefe.
Ein einfacher Prozess kann mit wenigen Elementen verständlich dargestellt werden. Bei komplexen Prozessen können dagegen Subprozesse, Ereignisse, Gateways und Verantwortlichkeiten gezielt eingesetzt werden.
BPMN 2.0 und Prozessoptimierung
Ein besonderer Vorteil liegt darin, dass die Modellierung selbst bereits ein Analysewerkzeug sein kann.
Beim Versuch, einen Prozess in BPMN abzubilden, treten häufig Fragen auf, die vorher nicht offensichtlich waren:
Wer entscheidet eigentlich?
Was passiert, wenn eine Frist überschritten wird?
Was geschieht bei einer Ablehnung?
Kann dieser Schritt parallel zu einem anderen durchgeführt werden?
Wer erhält die Information?
Wann ist der Prozess tatsächlich abgeschlossen?
Solche Fragen sind für die Prozessqualität wesentlich. BPMN zwingt dabei nicht dazu, einen Prozess komplizierter zu machen. Im Gegenteil: Eine gute Modellierung kann zeigen, wo ein Prozess unnötig kompliziert ist.
Ein Werkzeug für Fachbereich und IT
Eine Stärke von BPMN 2.0 besteht darin, dass unterschiedliche Beteiligte mit demselben Prozessmodell arbeiten können.
Der Fachbereich kann den fachlichen Ablauf beschreiben. Das Prozessmanagement kann Verantwortlichkeiten und Schnittstellen analysieren. Die IT kann daraus technische Anforderungen für eine Workflow- oder Process-Engine ableiten.
Damit entsteht eine gemeinsame Beschreibungsebene zwischen Business und IT.
Gerade bei Digitalisierungsprojekten ist das ein wichtiger Vorteil: Die technische Umsetzung sollte nicht mit einer Software beginnen, sondern mit einem klar verstandenen Prozess.
BPMN richtig einsetzen
BPMN ist kein Ersatz für Prozessdenken.
Ein schlecht verstandener Prozess wird durch ein schönes BPMN-Diagramm nicht besser. Die Modellierung sollte deshalb immer mit einer Auseinandersetzung mit dem tatsächlichen Prozess verbunden sein.
Sinnvoll ist es, zunächst den Zweck des Prozesses, den Start- und Endpunkt, die beteiligten Rollen sowie die wesentlichen Aktivitäten und Entscheidungen zu klären.
Erst danach sollte die Modellierung schrittweise verfeinert werden.
So bleibt das Modell verständlich und erfüllt gleichzeitig seinen Zweck als Kommunikations-, Analyse- und gegebenenfalls Automatisierungsinstrument.
BPMN 2.0 ist damit weit mehr als eine standardisierte Symbolsprache für Flussdiagramme. Richtig eingesetzt ist BPMN ein Werkzeug, um Prozesse sichtbar zu machen, Verantwortlichkeiten zu klären, Schwachstellen zu erkennen und eine gemeinsame Grundlage für Prozessverbesserung und Digitalisierung zu schaffen.
